Länstrafiken i Jämtlands Län AB Personuppgiftspolicy

Inledning

 

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Länstrafiken i Jämtlands Län AB (”Länstrafiken”) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Denna Personuppgiftspolicy (”Personuppgiftspolicyn”) är en samtyckeshandling och beskriver Länstrafiken behandling av personuppgifter. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Personuppgiftspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Observera att eftersom Särskild kollektivtrafik (sjukresor och färdtjänst) vilar på laglig grund så hänvisar vi till mer detaljerad beskrivning av hur vi hanterar dina personuppgifter i dessa fall här.

Personuppgiftspolicyns tillämpningsområde

För vem gäller policyn

 

Denna Personuppgiftspolicy är tillämplig på individer som är kunder, leverantörer, kandidater, anställda och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till Länstrafiken.

För vad gäller policyn

 

Denna Personuppgiftspolicy reglerar hur Länstrafiken, som på uppdrag av Region Jämtland Härjedalen ansvarar för att samordna, planera, upphandla och marknadsföra kollektivtrafiken i Jämtlands län, samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud baserat på vårt uppdrag eller annat som är förenligt med vår verksamhet (”Tjänsten”). Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som Länstrafiken har en affärsrelation till så som anställda, leverantörer och kunder.

När gäller inte policyn

 

Ibland annonseras tjänster från Länstrafiken på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Länstrafiken. Länstrafiken har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till Länstrafiken webbsida. Denna Personuppgiftspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och Länstrafiken är inte ansvarigt för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Länstrafiken webbplats. Länstrafiken Personuppgiftspolicy är inte heller tillämplig på behandling som utförs av testföretag.

Behandling av personuppgifter

 

Länstrafikens hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till Länstrafiken.

För dig som är kund eller leverantör

Ändamålen med behandling av personuppgifter

 

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Personuppgiftspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten.

Länstrafiken behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt Länstrafiken eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

Länstrafiken behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:

  1. ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster hos Länstrafiken;
  2. administrera vår relation till er;
  3. Länstrafiken ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och
  4. möjliggöra framtida affärsrelationer.

Personuppgifter

 

Genom att godkänna denna Personuppgiftspolicy så lämnar ni ert samtycke till att Länstrafiken behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Personuppgiftspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för Länstrafiken personuppgiftshantering i enlighet med denna Personuppgiftspolicy från samtliga berörda individer.

Länstrafiken kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Personuppgiftspolicy.

Kunder

 

Länstrafiken kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Leverantörer

 

Länstrafiken kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under rubriken Kunder och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till Länstrafiken samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Lagring av personuppgifter

 

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Länstrafiken sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter som du som leverantör registrerar i din/era profil(er) eller som Länstrafiken registrerar i Länstrafikens affärssystem, efter godkännande från er eller berörd individ, kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. Ett konto räknas som inaktivt om ingen har loggat in på det under en sådan längre period som ger Länstrafiken skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen återkallats.

Länstrafiken kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:

  1. ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;
  2. kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

Personuppgifter för marknadsföringsändamål

 

Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser Länstrafiken med kan användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på Tjänsten (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).

I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Användande av Länstrafikens webbplats och cookies

 

För en närmare beskrivning av den personuppgiftsbehandling som sker när du använder Länstrafikens webbplats, och Länstrafikens användning av cookies, se Länstrafikens riktlinjer för cookies.

Skyddet för personuppgifter

 

Länstrafiken har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Länstrafikens anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Länstrafikens regler för informations- och IT-säkerhet, denna Personuppgiftspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

Delning av personuppgifter utanför Länstrafiken

 

Länstrafiken kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Personuppgiftspolicy. Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten. Länstrafiken kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Länstrafikens leverantörer för vår verksamhet, till exempel för teknisk support eller drift av IT-system. Om Länstrafiken lämnar ut personuppgifter till Länstrafikens leverantörer utanför EES kommer vi vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Länstrafiken omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Personuppgiftspolicy.

Personuppgiftsansvarig

 

Länstrafiken i Jämtlands Län AB, Hamngatan 14, 831 34 Östersund är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Länstrafiken som personuppgiftsbiträde

 

Länstrafiken är personuppgiftsansvarig för Länstrafikens personuppgifter men det kan förekomma situationer där Länstrafiken inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man. När Länstrafiken behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Länstrafiken är då bundet av de instruktioner som Länstrafiken fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Länstrafiken inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Personuppgiftspolicy men Länstrafiken kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Personuppgiftspolicy.

Dina rättigheter

 

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Länstrafiken på adressen ovan (under ”Personuppgiftsansvarig”) få besked om vilka personuppgifter som Länstrafiken behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

Ändringar i denna Personuppgiftspolicy

 

Länstrafiken förbehåller sig rätten att revidera denna Personuppgiftspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Personuppgiftspolicyn. Om vi gör några ändringar i Personuppgiftspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Personuppgiftspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Personuppgiftspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Länstrafikens personuppgiftsbehandling.

Kontakta oss

 

Om du har några frågor gällande denna Personuppgiftspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@ltr.se.