Så här behandlar Särskild kollektivtrafik dina personuppgifter

Sammanfattning

Den 25 maj 2018 började dataskyddsförordningen att gälla över hela Europa. Den kallas även GDPR (General Data Protection Regulation) och är en EU-förordning vilket innebär att den därmed gäller som lag i alla EU:s medlemsländer.

Dataskyddsförordningen har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter så att det fria flödet av uppgifter inom Europa inte hindras.

Mycket i dataskyddsförordningen liknar de regler som fanns i personuppgiftslagen

För att kunna genomföra våra uppdrag rörande färdtjänst-, riksfärdtjänst samt sjukresor har vi behov av att behandla dina personuppgifter.

På oss ställs utökade krav på öppenhet inför dig vars uppgifter vi behandlar och det ställs krav på att vi har ett tydligt syfte med behandlingen. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Du har rätt att få dina uppgifter korrigerade och rätt att begära ut de uppgifter vi har om dig.

När du har kontakt med Länstrafikens avdelning för särskild kollektivtrafik behöver vi ofta hantera personuppgifter om dig. Det gäller när du ansöker om färdtjänst- eller riksfärdtjänst eller när du ansöker om sjukresebidrag, såväl som när- och för att du skall kunna genomföra färdtjänst-, riksfärdtjänst- eller sjukresor. Vi har därför ett stort ansvar att se till så att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt för att säkerställa en bra och säker verksamhet och samtidigt skydda din integritet.

Nedan följer information som mer detaljerat beskriver vår personuppgiftsbehandling. Där finns information om vad en personuppgift är, i vilka sammanhang vi behöver hantera personuppgifter om dig, hur vi hanterar uppgifterna och vilka rättigheter du har.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som kan kopplas till en levande person. Det kan till exempel vara ett namn, ett foto, en adress eller ett telefonnummer. Det kan också vara mer känslig information om hälsa eller om personliga värderingar och åsikter.

Vad innebär det att behandla en personuppgift?

Att behandla en personuppgift är i princip all hantering man kan göra med personuppgifter, som att samla in, registrera, läsa, arkivera och lämna ut.

Lagar och regler som styr

Hanteringen av dina personuppgifter styrs av flera lagar, till exempel offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen (GDPR).

Exempel på andra lagrum som är aktuella: Förvaltningslagen, Lag om färdtjänst, Lag om riksfärdtjänst, lag om resekostnadsersättning vid sjukresor, arkivlagen.

För vilka ändamål behandlar vi personuppgifter?

Personuppgifter får bara samlas in och behandlas för särskilt angivna ändamål, som måste vila på så kallade rättsliga grunder. Som generell utgångspunkt krävs ett samtycke från den enskilde för att man ska få behandla personuppgifter. Det finns dock flera undantag från denna utgångspunkt. Personuppgifter får behandlas av oss utan samtycke om det finns någon annan rättslig grund.

När Länstrafikens avdelning för särskild kollektivtrafik behandlar personuppgifter handlar den rättsliga grunden oftast om att behandlingen är nödvändig för att

  • fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning, eller
  • fullgöra en rättslig förpliktelse

Allmänt intresse

För att en arbetsuppgift ska vara av allmänt intresse ska den kunna kopplas till lagar, förordningar, föreskrifter och politiska beslut. Detta finns för Färdtjänst, Riksfärdtjänst och Sjukresor. För att kunna utföra dessa uppdrag av allmänt intresse måste vi i många fall behandla personuppgifter.

Fullgöra en rättslig förpliktelse

I vårt uppdrag har vi ett flertal rättsliga förpliktelser som vi måste utföra. Vi har exempelvis en rättslig skyldighet att diarieföra handlingar och registrera vissa personuppgifter i olika ärenden.

Det finns många situationer då vi behandlar personuppgifter. De vanligaste situationerna är:

  • Ansökan om tillstånd till färdtjänst
  • Ansökan om Riksfärdtjänst
  • Ansökan om sjukresebidrag
  • Administrering av färdtjänstresor, riksfärdtjänstresor samt sjukresor
  • Kundtjänstärenden
  • Arkivering och utlämnande av allmänna handlingar
  • Diarieföring och hantering av handlingar som inkommit

Vem ansvarar för hanteringen av mina personuppgifter?

Den som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifterna är personuppgiftsansvarig. Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar så att reglerna i dataskyddsförordningen och andra regler på området följs.

Länstrafiken är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i vår verksamhet.

Hur skyddas mina personuppgifter?

Som utgångspunkt ska personuppgifter endast vara åtkomliga för de som har behov av dem. Det finns rutiner och system som säkerställer att personuppgifterna hanteras och skyddas på ett säkert sätt.

Kan mina personuppgifter lämnas ut till andra?

Offentlighetsprincipen innebär en rättighet för var och en att få insyn i myndigheters verksamhet, exempelvis genom att ta del av allmänna handlingar. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. De flesta ärenden som rör färdtjänst, riksfärdtjänst och sjukresor är belagda med sekretess.

Vi är ibland skyldiga att lämna ut personuppgifter om dig till andra. Ibland kan vi även vara skyldiga att lämna uppgifter till exempelvis polisen eller socialtjänsten.

Personuppgifter i allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan begäras och lämnas ut enligt offentlighetsprincipen – oavsett ändamål som personuppgiften ursprungligen behandlades för.

Den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen begränsas inte av dataskyddsförordningen.

Hur länge sparas mina personuppgifter?

Personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt. Det innebär att när personuppgifterna inte längre behövs till det ändamål de samlades in för, ska de tas bort (lagringsminimering).

När det gäller offentliga myndigheter, på vars uppdrag vi jobbar (Region Jämtland Härjedalen samt ett flertal av länets kommuner), finns ett undantag från principen om lagringsminimering. Myndigheter är skyldiga att spara allmänna handlingar som har ett arkivvärde, även efter att handlingarna inte längre behövs i den löpande verksamheten.

Det innebär att om det finns personuppgifter i allmänna handlingar som ska sparas i arkiv får vi spara dem längre än vad som är nödvändigt för det ursprungliga ändamålet.

Vi bevarar och gallrar allmänna handlingar bland annat enligt de bestämmelser som våra uppdragsgivares arkivmyndigheter har fastställt.

Generellt sparar vi personuppgifter som längst upp till 1,5 år efter aktualitet.

När du ansöker om tillstånd för färdtjänst sparar vi alla uppgifter i ansökan och utredning. När ditt ärende inte längre är aktuellt kommer uppgifterna att sparas i upp till 1,5 år för att därefter gallras ut och förstöras eller i förekommande fall arkiveras.

För att du skall kunna genomföra resor registrerar vi uppgifter om namn, adress, telefonnummer och personnummer samt uppgift om de hjälpmedel du måste ha med dig vid resa i vårt datasystem SAM 3001. Där registreras även de resor du gör. Uppgifterna om dina resor sparas i 1,5 år och raderas sedan.

Vilka rättigheter har jag?

Du som har personuppgifter registrerade hos oss har rättigheter när det gäller information om och kontroll över dina uppgifter.

Du har rätt att begära en kopia av de uppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära rättelse av uppgifter i de fall då de registrerade uppgifterna inte skulle vara korrekta. Vidare finns en rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter och i vissa fall att få uppgifterna raderade.

Rättigheterna beror på vilken rättslig grund som behandlingen av personuppgifter vilar på. Detta innebär att vissa rättigheter bara gäller under vissa förutsättningar.

Hur gör jag om jag inte är nöjd?

Om du är missnöjd med hanteringen av personuppgifter ska du i första hand vända dig direkt till den verksamhet som ansvarat för hanteringen. Du har även rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om du anser att Länstrafiken har behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

Mer information och kontakt

Om du har frågor om vår personuppgiftshantering eller dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, eller vill kontakta Länstrafikens dataskyddsombud är du välkommen att kontakta oss på

telefonnummer: 063-554 13 20
e-post: info@ltr.se