Under våren genomför vi ett kortbyte som innebär att dagens Företagskort slutar att fungera den 18 maj. Du måste därför börja använda Företagsportalen om du vill fortsätta resa kollektivt i tjänsten.
Företagsportalen ersätter dagens företagskort och gör det enklare för organisationer att erbjuda sina anställda en resa med buss i tjänsten. Det är inte möjligt att köpa en tjänsteresa med tåg. I Företagsportalen kan organisationer administrera sina egna tjänsteresor och erbjuda sina anställda:
- Tjänsteresor i app: Resenären får en kreditgräns och köper själv biljett i appen med företagsfaktura som betalmedel.
- Förköpta biljetter: Företaget eller avdelningen köper biljetter och skickar till den anställdes app eller busskort.
Bli fakturakund i Företagsportalen
För att kunna använda Företagsportalen behöver du först ansöka om att bli företagskund. Börja med att utse en företagsadministratör som kommer att vara kontaktperson och administratör för ert företagskonto. Ansök sedan om att bli företagskund genom att fylla i det här formuläret. Vi kommer därefter hantera er ansökan. När ansökan blivit godkänd kommer företagsadministratören att få inloggningsuppgifter skickade till den e-postadress som angavs i ansökan.
Det kostar ingenting att ansluta sig till företagsportalen.
Kom igång med Företagsportalen
1. Ansök om företagskonto
2. Lägg till avdelningar
3. Lägg till resenärer
4. Köp biljett i appen
Hur fungerar företagsportalen?
1. En företagsadministratör ansöker om ett konto. Ansökan går till Länstrafiken som godkänner eller nekar ansökan.
För dig inom kommun/region: Ni väljer själva om ni vill ansöka och lägga upp er organisation som en företagskund med flera underavdelningar, eller om ni vill att varje enskild avdelning ska vara en egen företagskund med en egen företagsadministratör. I det senare fallet behöver ni göra en ansökan per avdelning.
2. En företagsadministratör skapar avdelningar och lägger till en avdelningsadministratör för varje avdelning/enhet. Företagsadministratören fördelar kreditgränsen mellan olika avdelningar.
3. Avdelningsadministratören lägger upp resenärer och anger en kreditgräns som resenären kan köpa resor för.
4. Resenärer med kreditgräns kan köpa en biljett i appen och väljer företagsfaktura som betalmedel. Om resenären har 0 kr i kreditgräns kan avdelningsadministratören välja att ställa ut förköpta biljetter till resenärens app eller kort.
Vem kan registrera sig som företagskund?
Alla som reser i tjänsten kan genom sin arbetsgivare registrera sig som kund i Företagsportalen. Efter inkommen ansökan görs en kreditbedömning av företaget.
Arbetsgivaren/företaget faktureras för de resor som deras anställda/godkända användare gör.
Hur blir jag företagskund?
För att kunna använda företagsportalen behöver du först ansöka om att bli företagskund:
2. När er ansökan är hanterad kommer du att få information skickad till den e-postadress du angav i ansökan.
3. När ansökan blivit godkänd kommer du få information per e-post där du kan välja lösenord till ditt konto och logga in i företagsportalen. Du som gjort ansökan blir er företagsadministratör.
4. Första gången du loggar in behöver du godkänna villkoren för att använda tjänsten.
5. Klart, nu är ni företagskund!
Hur lång tid tar det att hantera min ansökan?
En kund som redan är registrerad i Regionens ekonomisystem går snabbt att aktivera, för nya kunder kan det dröja upp till fyra veckor. Vi gör en kreditkontroll av alla nya kunder. Vi kommer att mejla dig när din ansökan är godkänd!
Hur aktiverar resenären sitt konto i appen?
1. Ladda ner Länstrafikens app.
2. Skapa en profil till höger i appen. Resenären fyller i sin företags/organisations mejl.
3. Välj Betalmedel Allpay Företagsfaktura.
4. Resenären får ett sms från Länstrafiken som är giltigt i 7 dagar med instruktion på hur man lägger till Företagsfaktura som betalmedel
5. Nu ska det vara klart att resa - välj betalmedel Allpay Företagsfaktura som senare kommer visa sig som Faktura.
Företagsadministratören kan se resenärens resor i portalen och faktureras månadsvis.
Hur köper jag tjänsteresor i appen?
Har du aktiverat ditt konto så kan du köpa dina tjänsteresor med buss i Länstrafikens app. Välj betalmedel Faktura vid betalning.
Tänk på att din administratör behöver ge dig en kredit att resa för i Företagsportalen innan du kan köpa resor. Varje resenär måste kopplas till en avdelning för att kunna köpa resor.
Med ett konto i Företagsportalen kan du köpa enkelbiljett och 24-timmarsbiljett. Biljettpriset är detsamma som vid en vanlig resa.
Hur köper jag tjänsteresor med busskort?
De blåa korten kan i dagsläget inte användas som betalmedel ombord på bussen och det är därför inte möjligt att använda funktionen "Tjänsteresa på kort" i Företagsportalen. Men det är möjligt att ha förbetalda tjänsteresor på de blåa busskorten. Administratören väljer då "Skicka biljett" för att köpa en biljett i företagsportalen och skickar den sedan till en biljettbärare. En biljettbärare kan vara ett blått busskort eller ett konto i appen.
För att kunna skicka biljetter till ett kort behöver ni beställa blåa busskort som ni kan ladda biljetterna på. Detta kan ni göra genom att besöka receptionen på busstorget eller kontakta foretagskonto@regionjh.se.
Det enklaste sättet att resa kollektivt i tjänsten är genom att använda vår app. Vi rekommenderar er att fråga era anställda innan ni beställer kort.
Kan jag köpa en tjänsteresa med tåg?
Nej, du kan endast köpa tjänsteresor med buss om du har ett konto i Företagsportalen. Läs mer och kontakta Vy om du är intresserad av tjänsteresor med tåg.
Tar ni emot rekvisitioner?
Vi tar inte längre att emot rekvisitioner som betalningsmedel. Vi hänvisar tidigare rekvisitionskunder till Företagsportalen där ni kan köpa och administrera biljetter för resor med Länstrafiken Jämtland.
Hur fungerar fakturering?
Fakturering sker månadsvis. Varje månad får ni en faktura på det ni har köpt. När ni ansöker om företagskonto anger ni faktureringsuppgifter. Kontakta oss om de behöver uppdateras.
När ni skapar en avdelning behöver ni ange en fakturareferens. Genomförda köp delas upp per fakturareferens, vilket innebär att ni får en faktura per fakturareferens.
För dig inom Region Jämtland Härjedalen: För interna kunder skapas en bokföringsorder. Ni anger kostnadsställe på avdelningsnivå.
Jag är företagsadministratör och har fått inlogg till Företagsportalen. Vad är nästa steg?
Nu kan du som företagsadministratör skapa vilka avdelningar ni vill ha och fyll i rätt uppgifter för varje avdelning ex. referensnummer och kostnadsställe. För varje avdelning behöver en avdelningsadministratör utses. Samma person kan vara administratör för flera olika avdelningar.
När du skapat en avdelning kan du börja lägga till resenärer. Du kan lägga till resenärer på två sätt:
- Skapa ny resenär: Genom att trycka på ”Skapa ny resenär” och ange efterfrågade uppgifter om resenären.
- Importera resenärer: Ladda upp en lista med uppgifter om alla resenärer genom att trycka på ”Importera resenärer”. Där finns även en mall du kan ladda ned och använda dig av för att fylla i uppgifterna. Det står även vilka uppgifter som är obligatoriska.
För att resenären ska kunna köpa tjänsteresor behöver du tilldela varje resenär en kredit. Krediten gäller månatligen och fylls sedan på efterföljande månad. Som administratör kan du tidsbegränsa en resenärs kredit genom att sätta ett datum under resenärs profil, annars gäller krediten tillsvidare.
Anpassa efter era behov
Du som företagsadministratör kan själv skapa en organisationsstruktur som passar er organisation. Du kan utse administratörer för varje organisationsnivå för att hanteringen av biljetter ska komma närmare verksamheten.
Exempel: En förvaltning kan ha ett eget konto hos Länstrafiken och skapa underavdelningar.
Vilka olika roller finns det i Företagsportalen?
Det finns två olika roller: Administratör och Resenär.
En administratör är behörig att hantera avdelningar, resenärer och biljetter. Du kan skapa olika administratörsroller som har olika behörigheter. Samma person kan vara både företagsadministratör och avdelningsadministratör.
- Rollen företagsadministratör har full behörighet att hantera hela företagskontot och skapas automatiskt vid ansökan.
- Rollen administratör har full behörighet över valda avdelningar. Som administratör behöver du koppla vilka avdelningar du administrerar.
En resenär kan köpa tjänsteresor mot faktura i appen eller på Mina sidor. För att köpa tjänsteresor i appen eller på Mina sidor måste du som resenär bli tilldelad en kredit i företagsportalen och vara kopplad till en avdelning.
Ditt administratörskonto är också ett resenärskonto. För att kunna köpa tjänsteresor behöver du ange vilken avdelning du tillhör.
Var hittar jag en användarmanual?
När du loggat i Företagsportalen så hittar du en användarmanual och FAQ i menyn. Här du får svar på de vanligaste frågorna kring hur du använder Företagsportalen.
Om du inte ser någon FAQ eller användarmanual i menyn så kan du testa att zooma ut i din webbläsaren (67%).
Jag vill veta mer om hur Företagsportalen fungerar
Vad roligt att du vill veta mer om hur Företagsportalen fungerar! Kontakta oss på foretagskonto@regionjh.se så hjälper vi dig.